Wichtige Antworten zum rechtssicheren Dokumentenaustausch

Welche Vorteile bringt der neue Standard Next Generation Document Exchange (NGDX) mit sich? Wir klären, wie Sie von NGDX in vollem Umfang profitieren.

Wie schnell NGDX Dokumente überträgt, hängt von verschiedenen Punkten ab.

Erfolgt eine Übertragung über Modems im Sprachkanal, liegt die Übertragungsgeschwindigkeit bei beispielsweise 14,4 kBits/s. Das entspricht in etwa der klassischen Übertragungsgeschwindigkeit des Faxes. Falls T.38 auf der gesamten Strecke möglich ist, erfolgt eine Paketvermittlung, diese ist nahezu beliebig schnell. Entscheidend ist die tatsächliche Größe eines Dokumentes. Denn es wird „Bit für Bit“ übertragen und nicht nur die Graustufen.

Der Standard erfordert keine Groupware. NGDX kann eine einzelne Applikation mit kleinem Speicher oder eine große Lösung zum Dokumentenaustausch sein.

Vorteile gegenüber Cloud-Speicherplätzen, wie

... Dropbox, OwnCloud, SharePoint Online, iCloud, ....

Hier wird immer eine zentrale Instanz benötigt. Notifications über den Erhalt von Nachrichten müssen individuell eingerichtet werden. Der Nachweis über den Erhalt eines Dokumentes fehlt vollständig. Diese Programme leisten Ihren Dienst im Austausch verschiedener Dateien innerhalb eines Teams oder einer geschlossenen Benutzergruppe.

 

Die Sicherheit durch Einschränkung der übertragenen Dokumenttypen ist bei NGDX deutlich größer und es wird keine zentrale Instanz benötigt.

Darum NGDX

Es ist der bessere Weg für die direkte Ende-zu-Ende Geschäftskundenkommunikation!

Next Generation Document Exchange vereint die positiven Eigenschaften von Fax und E-Mail unter Erhalt der Rechtssicherheit des Faxes und bietet zusätzlich eine Abwärtskompatibilität zum klassischen Fax.

Sicherheit durch Prüfung der transferierten Dokumente beim Einsatz des Verfahrens ist ein wichtiger Aspekt.

NGDX bietet durch die voranschreitende Digitalisierung und die mögliche Dokumentenverschlüsselung sowie der Anbindung an Blockchains enormes Potential für die Zukunft.


Vorteile gegenüber der E-Mail

Direkte peer-to-peer Verbindung!

Beim Versand von Nachrichten via NGDX wird eine direkte Ende-zu-Ende Verbindung zwischen den Teilnehmern aufgebaut. Erst wenn die Gegenstelle sich zum Empfang bereit erklärt, startet der Transfer. Die E-Mail hingegen wird über verschiedene Hops zu einem anderen E-Mail-Server geroutet.

Es liegt ein qualifizierter Sendebericht vor, der wirklich nur nach erfolgreicher Übertragung ausgestellt wird.

Die Übertragung wird als dokumentenecht angesehen. Bei E-Mails werden nur die Anhänge im originalgetreuen Format übertragen. Das Anschreiben, und da liegen oft auch relevante Informationen, wird auf jedem Gerät individuell und möglicherweise abhängig von Auflösung und anderen geöffneten Apps skaliert bzw. dargestellt. 

Die Sicherheit durch Einschränkung der übertragenen Dokumenttypen ist bei NGDX deutlich größer.

Vorteile gegenüber dem Fax

NGDX ist 

  • einfach - Viele Menschen denken bei Fax an analoge Papierfaxgeräte, NGDX und selbst moderne IP-Faxlösungen sind davon weit entfernt und durch tiefe Integrationen in interne Kundensysteme deutlich einfacher in der Handhabung.
  • schnell - In IP-Umgebungen ist NGDX deutlich schneller als das klassiche Fax. FastFax ist genauso schnell wie NGDX.
  • farbig und hochauflösend - Es werden die originalen Dokumente versendet, damit sind sie beim Empfänger komplett identisch zu den ursprünglich abgeschickten.
  • wirklich dokumentenecht - Die Dokumente bleiben erhalten. Beim Fax werden mehrere Dokumente zu einem längeren Dokument vermischt, bei NGDX können in einem Vorgang mehrere Dokumente übertragen werden.
Es können PDFs, PDF/A sowie Rechnungen nach ZUGFeRD 2.0 übertragen werden
Diese Dokumente können per NGDX übertragen werden

Anwender können alle PDFs ohne aktiven Inhalt in Auftrag geben.

Diese PDFs werden von der Lösung nicht verändert. Möchten Anwender oder Systeme Dokumente im Office-Format oder Bilder versenden, werden diese durch die eingesetzte Lösung der Ferrari electronic AG entsprechend in ein PDF gewandelt.

Welche Dateitypen für diese sogenannte Konvertierung unterstützt werden, hängt vom jeweils eingesetzten System und den zusätzlich darauf installierten Komponenten (bspw. LibreOffice oder Microsoft Office) ab.

Sicherheit

Mit NGDX empfangene Dokumente können keinen schadhaften Code enthalten.

Die Sicherheit beim Austausch von Dokumenten spielt eine große Rolle. Daher wurden in den Lösungen der Ferrari electronic AG starke Mechanismen zur Überprüfung bzw. Sicherstellung des Types der empfangenen und versendeten Dokumente implementiert.

Schon beim Empfang eines Dokumentes wird es auf aktive Inhalte geprüft. Sollte das empfangene Dokument nicht den strengen Sicherheitsüberprüfungen (verschiedene Binäranalysen) entsprechen, wird direkt während der Übertragung der Empfang als negativ quittiert. D.h. der Absender erhält bereits die Nachricht, dass sein Dokument nicht akzeptiert wurde.

Ausgehende Dokumente werden vor dem Versand ebenso auf die Einhaltung der Kriterien getestet.

Es werden vom System nur valide PDFs zugelassen, die keine aktiven Inhalte beherbergen. 

Verschlüsselung

Erfolgt die Übertragung bei NGDX verschlüsselt?

Beim Thema Verschlüsselung ist zwischen Dokumentenverschlüsselung und Transportverschlüsselung zu unterscheiden. Beide Varianten sind theoretisch möglich.

Transportverschlüsselung

Die Transportverschlüsselung wird jedoch an den Mediagateways der Carrier oder in den Unternehmen aufgebrochen und ist damit im Zweifel wertlos, da niemals die gesamte Kette verschlüsselt ist.

Dokumentenverschlüsselung

Effektiver und damit relevanter ist an der Stelle die Verschlüsselung des Dokumentes selbst. Dies ist natürlich möglich und muss entsprechend von der Empfangsseite und dem Versender unterstützt werden.

Die Verschlüsselung von Dokumenten kann per Konfiguration angefordert werden, dann besteht aber keine Abwärtskompatibilliät mehr zum Fax oder auch zu Gegenstellen mit NGDX ohne Verschlüsselung.

Es wird daher empfohlen die Verschlüsselung nur bei bestimmten Übertragungen zu fordern.

Für die Produkte der Ferrari electronic wird von Anfang an ein Ver- und Entschlüsselungsverfahren implementiert.

Blockhain-Anbindung

NGDX funktioniert komplett ohne Blockchains!

Wird die Erweiterung zur Verifizierung über Blockchain eingesetzt, kann dem gesamten Dokumentenaustausch ein weiterer Punkt der Sicherheit hinzugefügt werden. 

Fakten der Blockchain-Integration

  • Die Dokumente selbst werden nicht in der Blockchain abgelegt, sondern nur die Prüfsummen (Hashes) der Dokumente.
  • Aus diesen Hashes können die Dokumente nicht wiederhergestellt werden.
  • Es zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Identitäten der Kommunikationsteilnehmer mit Hilfe der Blockchain zu verifizieren.

Anforderungen

Das benötige ich, um NGDX zu versenden bzw. zu empfangen
  1. Telefonanbindung via SIP (empfohlen) oder ISDN (langsam)
  2. Eine kompatible Gegenstelle: Kompatibel sind grundsätzlich alle Gegenstellen, die ein klassisches Fax empfangen können. Im Zweifel kommt auf der Gegenstelle ein Fax an, aber die Information kommt (als Fax) an! Gegenstellen mit modernen IP-Fax-Lösungen können meist schneller empfangen als alte Anlagen oder Faxgeräte (FastFax)
  3. Eine moderne Dokumentenaustausch-Lösung (bspw. OfficeMaster Suite 7DX, Business Appliance)
Standards

Der ursprüngliche Faxstandard wurde bereits mehrfach überarbeitet und erweitert. Erweiterungen, wie der Dokumentenversand über T.434, ermöglichen es, aus dem klassischen Fax auszubrechen. Bei Unterstützung von NGDX reden wir von Lösungen zum Dokumentenaustausch. Diese haben schon lange nichts mehr mit dem analogen Faxgerät zu tun.

Kompatibilität zu anderen Lösungen

Das NGDX zugrunde liegende Übertragungsverfahren ist seit vielen Jahren im Faxstandard definiert. Aufgrund der Geschwindigkeitslimitierungen im analogen und ISDN-Telefonnetz fand dies aber bis dato keine oder kaum Beachtung. Einige im Markt befindliche Lösungen unterstützen dieses Übertragungsverfahren (T.434) und sind somit auch für den Einsatz von NGDX kompatibel. 

Beim Start jeder NGDX-Übertragung wird im sogenannten Training mit der Gegenstelle die bestmögliche Übertragungsart ausgehandelt. Dadurch entsteht eine Abwärtskompatibilität.

Folgende Abstufungen gibt es dabei:

  • Eine vollständige NGDX-Unterstützung gibt es derzeit nur durch die Produkte der Ferrari electronic AG.
  • Einige wenige andere Lösungen unterstützen T.434, die Stärke der Überprüfung der Dokumente variiert dabei allerdings.
  • Die schnelle Übertragung von Faxen über T.38 ist mit zahlreichen modernen Fax-Server-Lösungen (wenn sie bspw. über die XCAPI angebunden sind) möglich.
  • Alternativ wird eine normale Faxübertragung an eine IP-/ISDN-/Analog-Faxlösung bzw. auch ein analoges Faxgerät durchgeführt.

Durch Verwendung des Telefonnetzes und der Abwärtskompatibilität gibt es bereits jetzt eine Vielzahl an potentiellen Gegenstellen! Nutzen Sie dies als Argument in den Kundengesprächen.

Integration von NGDX

Mit den Produkten der Ferrari electronic AG sind Integrationen von NGDX in alle Exchange-Server ab 2013 sowie Exchange Online (Office 365), beliebige E-Mailserver, Multifunktionsgeräte und auch SAP-Systeme möglich.

Zudem gibt es auch integrierte Speichermöglichkeiten auf Datenbank und Dateiebene. Die Benutzer können dabei aus verschiedensten LDAP-kompatiblen Quellen stammen oder aber lokal in der Lösung gepflegt werden.