NGDX optimiert das digitale Rechnungswesen

Elektronische Rechnungen und ZUGFeRD 2.1 effizient und rechtssicher verwalten

Ob elektronischer Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe oder Rechnungsversand: Mit dem neuen NGDX-Standard (Next Generation Document Exchange) zum digitalen Dokumentenaustausch optimieren Sie Ihre elektronische Rechnungsverarbeitung und verschlanken Ihren Rechnungsworkflow. Sie versenden und empfangen ZUGFeRD-Rechnungen und eRechnungen rechtssicher per Mail und optimieren Ihre Online-Buchhaltung für die digitale Welt.

Oft sind es die kleinen Dinge, die in der Summe viel Zeit kosten und aufwendig zu erledigen sind: Zum Beispiel das Erfassen und Überprüfen von Rechnungen. Ein modernes System zur Dokumentenverarbeitung in Kombination mit der neuen Generation des Dokumentenaustausches wie NGDX vereinfacht diese lästigen Routineaufgaben deutlich. Rechnungsdaten werden vollständig digital und maschinenlesbar übermittelt, das Buchungssystem übernimmt die Daten ohne manuelle Erfassung und Bearbeitung. Der gesamte Ablauf funktioniert in Sekundenschnelle und beinhaltet alle Dokumente, die Sie erfassen und digital verarbeiten möchten. Ihre Vorteile im Überblick:

Fehler aus manueller Datenerfassung oder mangelhafter Analyse von OCR Systemen werden reduziert
Freigabeworkflows werden vom System automatisch gelenkt und überwacht
Die Rechnung geht direkt zur Buchhaltung und kann ohne Skontoverlust rechtzeitig beglichen werden
Rechnungsbeleg wird automatisch revisionssicher abgelegt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem System gelöscht
NGDX ist rechtssicher und mit Blockchain-Option auch revisionssicher
Weitere Prozesse im Unternehmen können automatisiert werden

Information

Gemäß EU-Vorgabe hat Deutschland im Juli 2016 ein E-Rechnungs-Gesetz erlassen. Danach müssen öffentliche Stellen künftig elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten: je nach Art der Behörde ab 11/2018 bzw. 11/2019. Noch nicht geregelt ist, wie die geforderten strukturierten Rechnungsformate aussehen werden und wann die E-Rechnung an Behörden für Unternehmen zur Pflicht wird – wie z.B. schon in Dänemark, Finnland, Italien, Österreich, Spanien und Schweden.

Meldung vom BMI 2016

Background-Story

Die Digitalisierung verändert die Kommunikationswelt. Unternehmen brauchen neue Strategien, um sich ihre Positionen im Wettbewerb mithilfe digitaler Technologien zu sichern. Ein rechtssicheres Format zum Dokumentenaustausch wie NGDX unterstützt hierbei.

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Mithilfe von digitalen Workflows lassen sich Aufgaben und Freigabeworkflows im Unternehmen besser steuern und überprüfen. Sie werden genau terminiert und der Workflow meldet automatisch, falls eine Aufgabe Gefahr läuft, nicht rechtzeitig fertig zu werden. Es bleibt nichts liegen. Auch wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter unvorhergesehen ausfällt, da automatisch Stellvertreterregeln des hinterlegten Rechte- und Rollenkonzeptes greifen und die Aufgabe umleiten. Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden protokolliert und dokumentiert, sodass jederzeit ersichtlich ist, wo der Prozess aktuell steht.

Der Einsatz von NGDX erleichtert auch den Vorgang der Ablage. Dabei sollten die Mitarbeiter so wenig wie möglich selbst machen: Nachdem sie eine Rechnung von einem neuen Lieferanten bekommen haben, legen sie für diesen eine neue Lieferantenakte an, wodurch die Daten aus der Rechnung dem Dokumenten Management System (DMS) zur Verfügung gestellt werden. Zukünftige Rechnungen des Lieferanten archiviert das System von nun an automatisch in der entsprechenden Lieferantenakte.

Setzen Sie für Ihre eingehenden Dokumente auf Next Generation Document Exchange, ersparen Sie Ihren Mitarbeitern an dieser Stelle die aufwendige Digitalisierung der Akten. Wenn alle Dokumente digital vorliegen, führt das zu einheitlichen und vollständigen elektronischen Akten, die lückenlos alle relevanten Informationen enthalten.

Zugferd 2.1

ZUGFeRD 2.1 ist das am 13.09.2017 vom FeRD verabschiedete, vollständig EU-konforme Rechnungsformat (Fully Compliant) nach CEN 16931 mit der Syntax UN/CEFACT. Sie erfüllt, anders als die Version 1.0, sämtliche Regeln und kann von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden. ZUGFeRD 2.1 gibt es in zwei Varianten: Im reinen XML-Format (wie die XRechnung) oder als Rechnung aus XML und PDF (hybride Rechnung). Während in Version 1.0 beide Varianten noch in einer Datei gesendet wurden (und damit nicht der Norm entsprachen), sendet Version 2.1 zwei getrennte Dateien. Damit werden einerseits die Regeln einer E-Rechnung eingehalten, andererseits können auch kleine Betriebe das mitgesendete PDF als Originalbeleg nutzen und verarbeiten.

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