Öffentliche Behörden: So profitieren Sie vom digitalen, rechtssicheren Dokumentenaustausch

NGDX setzt in der Digitalisierung auf Rechtssicherheit, schnelle Funktionalität und Interoperabilität. Hybride Dokumente ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung. Behörden sparen Kosten und Zeit.

Verwaltung attraktiv gestalten, Mitarbeitende entlasten: Die Digitalisierung bringt für Behörden große Chancen mit sich. Aber auch große Herausforderungen: Wie können datensensible Dokumente auf dem digitalen Weg rechtssicher ausgetauscht werden? Wie können Behörden sicherstellen, dass Dokumente nicht auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger manipuliert werden? Welche Systeme sind interoperabel?

Die Lösung bietet der neue Standard zum Dokumentenaustausch, Next Generation Document Exchange (NGDX). Der Standard ist interoperabel, als rechtssicher anerkannt, und überträgt hybride Dokumente wie PDF/A und ZUGFeRD 2.0, die anschließend in Business Process Management Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden können.

NGDX kann zusätzlich an private oder öffentliche Blockchains angebunden werden. Der Austausch von Dokumenten wird durch die Blockchain-Option revisionssicher. Weitere Vorteile von NGDX im Überblick:

  • Der neue Standard setzt auf Funktionalität und Interoperabilität
  • NGDX überzeugt durch seine Schnelligkeit
  • Dokumente werden End-to-End übermittelt
  • Der Versand startet erst, wenn das Empfangsgerät bereit ist
  • Die hybride Verschlüsselung von Dokumenten ist möglich

Auf dieser Seite finden Sie weitere Beispiele zu den Vorteilen von NGDX für Behörden.

Revisionssicherheit dank Blockchain-Option

Mit der Blockchain-Option lässt sich im Streitfall oder für ein Audit auch für dritte Beteiligte eindeutig nachweisen, dass Dokumente zwischen Sender und Empfänger nicht manipuliert worden sind. (Mehr dazu auch im Interview mit Rechtsanwalt Axel Höper). Alle Daten lassen sich beweisbar archivieren und überprüfen. Und das einfach, verständlich und schnell.

Zur Blockchain-Option

NGDX für Behörden: Prozesse beschleunigen, Papierflut eindämmen

Eine Familie hat Zuwachs bekommen. Weil die alte Wohnung auf Dauer zu klein ist, entscheidet sie sich nach einigen Überlegungen für den Kauf eines Einfamilienhauses. Sie geht auf die Suche und schon nach kurzer Zeit findet sie das ideale Objekt. Schnell sind die Eckdaten mit dem Verkäufer verhandelt. Nun geht es darum, eine Hypothek aufzunehmen. Die Bank benötigt Einkommensbescheide im Original und einen beglaubigten Grundbuchauszug. Auch der Notar braucht vom Verkäufer einen beglaubigten Grundbuchauszug, damit die Rechtmäßigkeit des Eigentums nachgewiesen und bestätigt werden kann. Die Bereitstellung der Auszüge durch das Grundbuchamt zieht sich hin, was auch die Bearbeitungszeit der Bank verlängert. Als alle Unterlagen endlich beim Notar sind, soll der Kaufvertrag geschlossen werden. Es ist nicht einfach, einen Termin zu finden, an dem alle Beteiligten gleichzeitig Zeit haben. Das führt zu weiteren Verzögerungen. Schließlich können sich die Partner auf einen Tag einigen. Der Kaufvertrag wird nach genauer Überprüfung aller Unterlagen, der Identität und der Richtigkeit der Unterschriften geschlossen. Dazu verfasst der Notar den Grundbucheintrag und veranlasst eine Auflassungsvormerkung für das Grundbuchamt. Damit wird sichergestellt, dass das Haus bis zum endgültigen Eintrag durch die Behörde für die Familie reserviert ist und nicht doppelt veräußert werden kann. Nach der Belegung des Kaufpreises auf dem Notaranderkonto sind alle Vertragsvereinbarungen erfüllt. Dennoch dauert der Grundbucheintrag und damit die endgültige Eigentumsübertragung wegen der hohen Arbeitsbelastung des Amtes noch mehr als zweieinhalb Monate.

Die Abwicklung der gesamten Transaktion, von der Hypothek, über die Treuhandschaft bis hin zur Übertragung des Eigentums im Grundbuch, werden mit Anwendung von Next Generation Document Exchange (NGDX) von mehreren Monaten auf wenige Tage reduziert. Aufwand und Kosten minimieren sich damit.

Erstmals lassen sich digitale Inhalte durch NGDX mit der Blockchain-Option dauerhaft beweisen, überprüfen, sortieren und ablegen. Damit ist NGDX rechtssicher. Durch eine dezentrale, redundante Ablage der Inhalte können Transaktionen nicht mehr manipuliert werden. Inhalte sind nachweisbar, können zugeordnet und archiviert werden. Eine doppelte Verschlüsselung macht das Verfahren darüber hinaus schnell und sicher. 

Das bringt Ihnen NGDX in der Praxis.

Sender

Versenden Sie ein Dokument von wo aus Sie wollen – ob Smartphone, Laptop oder Faxgerät. Eine E-Mail aus Outlook zum Beispiel übermittelt die NGDX-Plattform als PDF-Datei. Und das ganz ohne Daten dabei zu komprimieren oder zu verlieren. Das PDF kann anschließend automatisiert archiviert werden. Je nach Konfiguration erhalten Sie anschließend eine E-Mail mit einer Versandbestätigung. Jetzt können Sie weitere Prozesse zur Verarbeitung der Unterlagen beginnen.

Empfänger

Sie empfangen und bearbeiten das PDF-Dokument, das aus Outlook verschickt wurde in dem System Ihrer Wahl. Nutzen Sie die Blockchain-Option? Dann können Sie revisionssicher nachweisen, ob die Daten bei Ihnen vollständig und unverändert angekommen sind. Nach dem Empfangen können Sie das Dokument automatisiert oder manuell und ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeiten. Arbeitet Ihr Empfangsgerät ohne NGDX-Standard, erhalten Sie das Dokument als Fax - elektronisch oder auf Papier. Danach können Sie es weiterverarbeiten.

Was kann NGDX für Sie tun? Sprechen Sie mit uns.

Chris Helbing
Director Product Management

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