Digitaler Workflow: Das optimale Business Process Management

Dokumente rechtssicher digital austauschen – die Anforderungen der Digitalisierung verändern die Kommunikationswelt. Wer seine Position im Wettbewerb sichern will, braucht neue Strategien zur Nutzung der digitalen Technologien. Die Verwendung von hybriden Dokumentenformaten ist eine davon.

Wie bauen Unternehmen Digitalisierungs-USPs auf, um effizienter, produktiver und wettbewerbsfähiger zu werden?

Wie gelingt es, die vorhandene Infrastruktur zur Kommunikation kosteneffizient und einfach in die digitale Welt zu migrieren? In vielen mittelständischen Unternehmen schlummern Potenziale zur Optimierung, die sich durch Digitalisierung und Prozessautomation ausnutzen lassen. Die Technologie des Next Generation Dokument Exchange (NGDX) bildet hierzu die Basis. Mit NGDX versenden und empfangen Unternehmen digitale Dokumente, elektronische Rechnungen rechtssicher. NGDX sorgt für eine optional funktionierende Automatisierung der Geschäftsprozesse. Durch den Einsatz von Blockchains wird der Dokumentenaustausch sogar revisionssicher. Das digitale Dokument wird so sicher wie ein Einschreiben mit Rückschein:

  • Mit PDF/A verwendet NGDX ein Format, das hybride Dokumente, von Menschen und Maschinen lesbar, unterstützt
  • NGDX baut auf einem weltweit unterstützten, rechtssicheren Standard auf
  • Dokumente, die über NGDX übertragen werden, sind gerichtsverwertbar
  • die Übertragung der PDF-Dokumente verläuft über „End-to-End“(Peer-to-Peer)
  • eine zusätzliche Verschlüsselung und die Verwendung einer digitalen Signatur sind möglich
E-Rechnung
Elektronische Rechnungsverarbeitung: E-Rechnung und ZUGFeRD 2.0

Von elektronischem Rechnungseingang über Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe bis zum elektronischen Rechnungsversand: Mit NGDX optimieren Sie Ihre elektronische Rechnungsverarbeitung und verschlanken Ihren Rechnungsworkflow. Versenden und empfangen Sie ZUGFeRD-Rechnungen und elektronische Rechnungen rechtssicher wie eine Mail und optimieren Sie Ihre Online-Buchhaltung für die digitale Welt. Wie Sie mit NGDX elektronische Rechnungen bearbeiten, erfahren Sie hier.

Die Umstellung auf NGDX dämmt die Papierflut in Unternehmen ein. Ein Plus für den digitalisierten Workflow.

Beispiel Rechnungsfreigabe: Mit einem digitalen Workflow lassen sich Dokumente und Prozesse leichter lenken und überprüfen.

Fehler bei Übergaben reduzieren: Workflow-Management-Systeme erhalten die Daten direkt, ohne dass ein Mitarbeiter manuell am Prozess beteiligt ist.

NGDX überträgt die Daten verlustfrei, nachweisbar und direkt an ein anderes Unternehmen oder einen anderen Standort.

Nicht jeder Beleg oder jedes Dokument kann bis ins letzte Detail automatisch bearbeitet werden. Einige müssen von Menschen geprüft und freigegeben werden, zum Beispiel Rechnungsfreigaben. Digitale Freigabe-Workflows erleichtern die Weitergabe an verantwortliche Personen. Rückt ein Abgabetermin näher, meldet der Workflow sich automatisch. Auf diese Weise bleibt nichts liegen, automatische Regeln zur Stellvertretung greifen ein und leiten die Aufgabe um. 

NGDX mit Blockchain-Option
Wie ein Einschreiben mit Rückschein

Wer NGDX nutzt, kann dazu die Blockchain-Technologie optional buchen. Die Anbindung an die Blockchain macht den Austausch revisionssicher. Sie eignet sich besonders für den digitalen Austausch von Dokumenten mit geschäftskritischen Inhalten. Die Anbindung ermöglicht, dass die Echtheit von Dokumenten bewiesen werden kann und ersetzt die digitale Signatur.

Mehr zur Blockchain-Option.

Ein breites Feld für die Automatisierung von Prozessen bietet die meist ungeliebte und daher gerne vernachlässigte Ablage von Dokumenten. Ein System zum Dokumentenaustausch befreit Mitarbeiter von dieser Tätigkeit so weit wie möglich. Alle Dokumente, die nach modernem Standard übertragen wurden, sind maschinenlesbar. Somit stehen die in dem Dokument enthaltenen Informationen digital zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung in BPM-Systemen genutzt werden, zum Beispiel anhand von Kunden- oder Versicherungsnummern. Ebenso wandern alle Dokumente, auf denen eine Projektnummer steht, automatisch in den passenden Projektordner. Das Ziel: Die Mitarbeitenden von lästigen Aufgaben entbinden und wertvolle Ressourcen freisetzen.

Sie interessieren sich für weitere Details zur Optimierung von Business Process Management-Systemen durch NGDX?

Das Whitepaper zum Thema

Was kann NGDX für Sie tun? Sprechen Sie mit uns.

Dr. Rolf Fiedler
Vorstand

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