NGDX: Sicherer Dokumentenaustausch für die Polizei

Öffentlicher Sektor: Kosten sparen, Effizienz erhöhen

NGDX ermöglicht und beschleunigt Digitalisierung in Ihrer Institution. Sie sparen Zeit und Kosten. Und profitieren in vollem Umfang von der digitalen Kommunikationswelt.

Partizipation und Kommunikation: Behörden im öffentlichen Sektor stehen durch die Digitalisierung vor neuen Herausforderungen. Dabei erwarten Bürgerinnen und Bürger heute nicht nur transparentes, nachvollziehbares Handeln von Institutionen, sondern auch deutlich mehr Service, den digitalen Dialog miteingeschlossen. Das alles erfordert auch neue, interne Strukturen: Wie können datensensible Dokumente sicher von Behörde zu Behörde gesendet werden? Welche Möglichkeiten gibt es, Beamte und Mitarbeiter bei der Archivierung von Dokumenten und Daten zu entlasten?

Eine Antwort bietet das neue Verfahren zum rechtssicheren Dokumentenaustausch Next Generation Document Exchange, kurz: NGDX. NGDX übermittelt Dokumente im Original und ist dank ferrariFAX-Verfahren als rechtssicher anerkannt.

Wer seine Dokumente und Übermittlungen revisionssicher machen möchte, kann zum NGDX-Standard die Blockchain-Option hinzuwählen. Die Vorteile im Überblick:

Dokumente werden im Original übermittelt, mit allen Farben, Fotos, etc.
NGDX unterstützt den Versand und Empfang von e-Rechnungen nach der ZUGFeRD 2.1 Vorgabe
NGDX überträgt PDF-Dateien, die von Menschen und Maschinen gelesen und weiterverarbeitet werden können
Dokumente werden End-to-End versendet
Die Anwender erhalten eine Sendebestätigung inklusive Datum und Uhrzeit der Übertragung

Lesen Sie auch mehr über die Vorteile von NGDX für Behörden.

NGDX für Polizei-Behörden: Mehr Präsenz auf der Straße

Beim Ausbiegen auf die Straße hat ein Autofahrer ein parkendes Motorrad gerammt. Knapp 30 Minuten warten alle Beteiligten auf die Polizeistreife. Der Polizist nimmt den Schaden auf dem Papier auf. Bis er die Informationen am Computer im Revier abgetippt und bearbeitet hat, wird es Abend.

Einfacher, schneller und sicherer wäre der Protokollprozess mit NGDX. Denn die Möglichkeit, mit NGDX rechtssicher und nachweisbar Dokumente versenden zu können, würde ein immenses Einsparpotential freisetzen: Die Polizeibehörde könnte ihren gesamten Schriftverkehr digitalisieren. Statt mit Bleistift und Papier von Unfallort zu Unfallort zu fahren, würden Polizisten mit Smartphones und Tablets ausgestattet. Fotos vom Unfallort könnten mit dem Smartphone geschossen und anschließend versendet werden.

So ließe sich Zeit einsparen: Noch bevor der Polizist zurück auf dem Revier wäre, könnte er das Protokoll an alle versenden, die damit weiterarbeiten müssen – Anwälte, Gerichte, Versicherungen und Betroffene. Das Protokoll ließe sich über ein automatisiertes Verfahren sofort ablegen und archivieren. Denn NGDX unterstützt hybride Dokumentenformate, die von Menschen und Maschinen lesbar sind. Der Vorteil liegt in der Arbeitsentlastung: Polizisten konzentrieren sich wieder auf die wichtige Arbeit am Unfallort. Und sind in der Stadt mehr präsent.

Hintergrund

Komplexe Verwaltungsabläufe hinterfragen, elektronische Systeme ausbauen und Online-Verfahren zugänglich und sicher machen: Um die Digitalisierung bei Behörden voranzutreiben, gibt es seit dem Jahr 2013 das E-Government-Gesetz. Um das Gesetz koordiniert umsetzen zu können, hat die Bundesregierung dazu 2014 das Programm Digitale Verwaltung 2020 erlassen. Ein erster Evaluationsbericht von 2017 zeigt, dass die Umsetzungspflichten in weiten Teilen erreicht werden.

Alles zum E-Government-Gesetz.

Optimiertes Business Process Management mit NGDX

Digitale Workflows erleichtern und beschleunigen Freigabeprozesse und Prozesse zur Zusammenarbeit mit anderen Institutionen. Die Basis dazu bilden Standards, die Dokumente in hybriden Formaten übermitteln, welche von Menschen und Maschinen gleichermaßen gelesen und weiterverarbeitet werden können. NGDX zählt zu diesen Standards: Die Plattform unterstützt ZUGFeRD und PDF. Dokumente werden als PDF/A ohne Verlust versendet. Farbige Schrift, Fotos und Briefköpfe kommen unverändert beim Empfänger an.

NGDX überträgt keine potenziell schädlichen, aktiven Inhalte oder Applikationen. Die zu übermittelnden PDF-Dokumente werden sowohl vor dem Versand und auch vor der Empfangsbestätigung auf schädliche Inhalte geprüft. Sollten aktive Inhalte enthalten sein, wird der Empfang bzw. Versand verweigert.

ZUGFeRD 2.1 hat sich im deutschsprachigen Raum als Standard etabliert, um elektronische Rechnungen zu übermitteln. ZUGFeRD basiert auf dem PDF-Format. Da aber die Bilddarstellung einer elektronischen Rechnung nicht ausreicht, um das Dokument automatisiert zu verarbeiten, enthält ZUGFeRD die Rechnungsinformationen auch im XML-Format. Das ist für PDF kein Problem: Normteil 3 von PDF erlaubt es, strukturierte XML-Daten einzubetten. So ist ZUGFeRD nichts anderes als eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten.

Übrigens: NGDX ist abwärtskompatibel bis zum herkömmlichen Faxserver. Weitere Informationen zum NGDX-Standard finden Sie in unserem Whitepaper.

Langzeitarchivierung mit PDF/A

Bei PDF/A handelt es sich um ein ISO-genormtes Format, das sich zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten eignet. Denn PDF sorgt dafür, dass die Bilddarstellung eines Dokumentes lange erhalten bleibt. Und kommt damit der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten nach.

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