Versicherungen: Rechtssicher digitale Dokumente versenden und verarbeiten

Mit NGDX optimieren Sie Ihr Business Process Management für die digitale Kommunikationswelt und sparen Ihren Mitarbeitern Zeit. Dazu verlassen Sie sich auf eine rechtssichere Lösung zum digitalen Austausch Ihrer datensensiblen Dokumente.

In unserer digitalen Welt wird Schnelligkeit zum neuen Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Die Folge: Unternehmen und Organisationen brauchen neue Lösungen zum Austausch und zur Verarbeitung von digitalen Dokumenten. Next Generation Document Exchange (NGDX) ist eine davon. Mit dem Standard versenden, empfangen und archivieren Unternehmen, Behörden und Organisationen ihre Dokumente rechtssicher. Mit zusätzlicher Blockchain-Option auch revisionssicher. Die Vorteile von NGDX im Überblick:

Sie können Dokumente von jedem Device aus versenden und empfangen
NGDX übermittelt Dokumente als PDF-Dateien, die von Menschen und Maschinen gelesen werden können

Die Übertragung des Dokuments startet, sobald das Empfangssystem bestätigt, dass es das Dokument empfangen kann
Das Dokument kommt beim Empfänger unverändert mit allen Formatierungen an, zum Beispiel mit farbiger Schrift oder mit eingebetteten Fotos.
Die NGDX-Plattform erhält eine Sendebestätigung inklusive Datum und Uhrzeit der Übertragung
Der Dokumentenaustausch ist rechtssicher, mit Blockchain-Option sogar revisionssicher

Lesen Sie auf dieser Seite, welche Vorteile NGDX für die Versicherungsbranche mit sich bringt.

Hintergrund

Mit der OfficeMaster Suite verbinden Sie Ihr E-Mail-System mit NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer einzigen Unified-Communications-Lösung. Durch die Benutzung der vorhandenen Infrastruktur für die Speicherung und Konfiguration der Anwenderdaten wird nicht nur der Zugriff auf diese asynchronen Dienste vereinheitlicht, sondern auch der gesamte administrative Zugang über bereits bekannte Wege gewährleistet.

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Kommunizieren Sie. Aber sicher.

Stärken Sie das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner und minimieren Sie Risiken: Mit NGDX plus Blockchain-Option kommunizieren und archivieren Sie rechtssicher und revisionssicher. Intern genauso wie mit anderen Organisationen und Unternehmen. Der Weg Ihrer Daten ist lückenlos nachweisbar, die Manipulation von Dokumenten nicht mehr möglich. Und das ganz ohne umständliche WORM-Speichersysteme – den Schlüssel zur transparenten Kommunikation liefert die Blockchain, eine öffentliche, dezentrale und unveränderliche Datenbankstruktur. Transaktionen, die in der Blockchain einmal hinterlegt werden, sind unmanipulierbar, unveränderbar und können nicht gelöscht werden.

Nicht jeder Beleg oder jedes Dokument kann bis ins letzte Detail automatisch bearbeitet werden. Einige müssen von Menschen geprüft und freigegeben werden, zum Beispiel Rechnungsfreigaben. Digitale Freigabe-Workflows erleichtern die Weitergabe an verantwortliche Personen. Rückt ein Abgabetermin näher, meldet der Workflow sich automatisch. Auf diese Weise bleibt nichts liegen, automatische Regeln zur Stellvertretung greifen ein und leiten die Aufgabe um.

Ein breites Feld für die Automatisierung von Prozessen bietet die meist ungeliebte und daher gerne vernachlässigte Ablage von Dokumenten. Ein System zum Dokumentenaustausch befreit Mitarbeiter von dieser Tätigkeit so weit wie möglich. Alle Dokumente, die nach modernem Standard übertragen wurden, sind maschinenlesbar. Somit stehen die in dem Dokument enthaltenen Informationen digital zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung genutzt werden, zum Beispiel anhand von Kunden- oder Versicherungsnummern. Ebenso wandern alle Dokumente, auf denen eine Projektnummer steht, automatisch in den passenden Projektordner. Das Ziel: Die Mitarbeitenden von lästigen Aufgaben entbinden und wertvolle Ressourcen freisetzen.

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Lesen Sie zum Thema unser Whitepaper.

Die Umstellung auf NGDX dämmt die Papierflut in Unternehmen ein. Ein Plus für den digitalisierten Workflow.

Beispiel Rechnungsfreigabe: Mit einem digitalen Workflow lassen sich Dokumente und Prozesse leichter lenken und überprüfen.

Fehler bei Übergaben reduzieren: Workflow-Management-Systeme erhalten die Daten direkt, ohne dass ein Mitarbeiter manuell am Prozess beteiligt ist.

NGDX überträgt die Daten verlustfrei, nachweisbar und direkt an ein anderes Unternehmen oder einen anderen Standort.

Background-Story

Wer NGDX nutzt, kann dazu die Blockchain-Technologie optional buchen. Die Anbindung an die Blockchain macht aus digitalen Dokumenten revisionssichere Einschreiben mit Rückschein. Die Blockchain-Option eignet sich besonders für den digitalen Austausch von Dokumenten mit geschäftskritischen Inhalten. Sie ermöglicht auch, dass die Echtheit von Dokumenten bewiesen werden kann und ersetzt die digitale Signatur.

Mehr zur Blockchain-Option gibt es hier.

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