Rechtssicherer Versand und automatisierte Verarbeitung.

Was unterscheidet Next Generation Document Exchange vom Faxverfahren?

Deutinger: Die Frage ist so nicht ganz richtig gestellt. Beide Verfahren beruhen auf den aktuellen ITU-Standards. Wichtig ist, dass Fax oft noch verbunden wird mit einem externen Gerät, von dem aus gefaxt wird bzw. Faxe als haptische Dokumente, also in Papierform, erhalten werden. Jedoch beschäftigen wir uns bei Ferrari electronic schon seit Jahrzehnten mit dem Computerfax, sprich Dokumente werden aus Mailprogrammen, wie Outlook, versendet und empfangen. Durch den Wechsel von ISDN zu IP-basierten Umgebungen war es nötig, das Thema Fax ganz neu zu beleuchten.

Fiedler: Stimmt – das Faxprotokoll ist ja auch nur ein Software-Stack. In der IP-Welt bietet uns diese Technologie jetzt noch mehr Möglichkeiten. Deshalb wollen wir einen Paradigmenwechsel von Fax zu NGDX einleiten: rechtssicherer Dokumentenaustausch sehr viel schneller, in Farbe – ergänzt um hybride Formate, wie archivierbare PDFs oder ZUGFeRD 2.1 kompatible Rechnungen.

Warum war es wichtig, diesen Paradigmenwechsel einzuläuten?

Fiedler:  Das Fax wurde in eine „altmodische“ Ecke gestellt. Die der Fax-Technologie zugrundeliegende standardisierte Ende-zu-Ende Verbindung bleibt aber einzigartig. Wenn wir vom schwarz/weißen Bild, dem klassischen Fax, weg sind, reden wir automatisch von modernen Dokumentenaustauschservern. Denn eines ist sicher, Unternehmen werden auch in Zukunft Dokumente austauschen. Diese Dokumente haben sehr oft sensiblen Inhalt oder Beweiskraft und bei der Übertragung muss sichergestellt sein, dass sie unverändert beim Empfänger ankommen. Es kann mir daher niemand erzählen, dass sich Twitter & Co eignen, darüber unternehmenskritische Vorgänge zu versenden, ganz zu schweigen von der Archivierbarkeit oder der Weiterverarbeitung. Warum gefährden sich Unternehmen, indem sie solche Kanäle zulassen? Die Quintessenz ist doch, dass nicht immer der bequemste oder populärste Weg des Austausches von Daten über WhatsApp z.B. auch der beste ist für die Geschäftskommunikation. Die Sicherheitsrisiken sind zu hoch. Außerdem gibt es Dokumente, die bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Lässt man die dann auf solchen Plattformen liegen?

Deutinger: Darüber hinaus suchen Branchen nach Lösungen, rechtssicher Dokumente zu versenden und der Markt der Insellösungen blüht. Keine dieser Lösungen war bislang auch nur ansatzweise erfolgreich, denken Sie an das beA oder den e-Arztbrief. Diese Insellösungen haben meistens eine gemeinsame Schwachstelle: Sie nutzen eine Client-Server-Architektur mit einem zentralen Server. Dieser muss immer verfügbar sein, sonst kann niemand kommunizieren. Auch Empfangsbestätigungen kommen häufig nicht direkt vom Empfänger, sondern das Dokument wird einmal zentral zwischengespeichert. Wenn der Server ein Sicherheitsproblem hat, ist sämtliche Kommunikation davon betroffen. Jede dieser Lösungen hat Inselcharakter und kann nicht mit den Lösungen in anderen Branchen kommunizieren. Sieht so Zukunft aus? NGDX könnte zu dem Standard für rechtssicheren Dokumentenaustausch werden, weil es eben branchen- übergreifend einsetzbar ist und sich in automatische Prozesse integrieren lässt, in denen diese Dokumente weiterverarbeitet oder archiviert werden können. 

Welche Probleme löst NGDX?

Deutinger: NGDX bietet für Branchen wie Health Care, Versicherungen, Finanzdienstleister usw., also solchen, die mit sensiblen, oft personenbezogenen Daten umgehen und häufig sogar gesetzlich verpflichtet sind, rechtssicher zu kommunizieren, in IP-Umgebungen einen reibungslosen und rechtssicheren Austausch von Dokumenten.

Fiedler: Oder schauen Sie sich den öffentlichen Sektor an. Hier wird bis Ende 2020 komplett auf das digitale Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 umgestellt. Behörden, aber auch Unternehmen, die mit Ihnen zusammenarbeiten, benötigen also einen Versandweg, der dieses Format nicht nur unterstützt, sondern den Empfang per Ok-Vermerk anzeigt und Compliance-Anforderungen erfüllt. Wir können das.

Wo sehen Sie die Vorteile und Alleinstellungsmerkmale von NGDX im Vergleich zu anderen Lösungen auf dem Markt?

Fiedler: Wir schaffen Vertrauen in digitale Prozesse und sind deshalb auch eine technologische Partnerschaft mit Cryptowerk eingegangen, um eine optionale Integration von Blockchain in NGDX anbieten zu können. Für ein versendetes Dokument wird ein Hashwert errechnet und in der Blockchain hinterlegt. Ist der Hashwert beim Empfänger des Dokuments identisch, ist nachgewiesen, dass an dem Dokument keine Veränderungen auf dem Versandweg vorgenommen worden sind.

Deutinger: Wir können somit nachweisen, ob ein Dokument manipuliert worden ist und damit schaffen wir Revisionssicherheit. Soweit ich weiß, sind wir mit dieser technologischen Kombination von Dokumentenaustausch und Blockchain auf dem Markt Vorreiter. Und das war schon immer unser Credo, Vordenker zu sein.

Warum sollte man unbedingt NGDX einsetzen?

Fiedler: Lassen Sie es mich so sagen – die Digitalisierung ist Fluch und Segen zugleich. Alles geht schneller, wird einfacher, aber es gibt zu viele Einfallstore für Missbrauch von Daten. E-Mail z.B. überträgt Anhänge im schlimmsten Fall mit Viren, Trojanern, Ransomware oder für Phishing – E-Mail war deswegen immer ein Sicherheitsproblem. Wer also den Sicherheitsaspekt nicht aus den Augen verloren hat, benötigt eine Datenübertragung, die auf direkte Ende-zu-Ende-Kommunikation mit der Gegenstelle basiert, deren Inhalte geprüft werden und welche verschlüsselt ist. Das bietet NGDX. Wer sicher Dokumente austauschen möchte, kommt an dieser Technologie nicht vorbei.