NGDX-FAQ: Wichtige Antworten zum rechtssicheren Dokumentenaustausch

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen mit NGDX

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse

Verschaffen Sie Ihrer Belegschaft die Flexibilität, aus dem HomeOffice zu arbeiten
- Indem Sie sämtliche Dokumente, Faxe, Voicemail-Nachrichten in das E-Mail-Postfach der Mitabeiter überstellen
VPN hilft im HomeOffice, aber nicht bei papierbasierten Prozessen
- Mit der OfficeMaster Suite 7DX erhält Ihre Belegschaft Faxe & Dokumente im E-Mail-Postfach
Erhalten Sie Ihre Freigabeprozesse trotz HomeOffice
- Wir übertragen digital bearbeitbare PDF Dokumente in Farbe mit Metadaten, die auch in die ERP-Systeme integriert werden können zur standortunabhängigen Bearbeitung
Erhalten Sie Ihre Workflows
- Die Dokumente sind von Menschen und Maschinen lesbar, ZUGFeRD 2.1 e-Rechnungen können auch ausgelesenen werden - Dokumente sind revisionssicher und archivierbar
Wandeln Sie Papier in digital bearbeitbare Dokumente
- Die Kooperation mit Panasonic macht es möglich

Bleiben Sie auch in schwierigen Zeiten zu 100 Prozent arbeitsfähig und schützen Sie dabei Ihre Belegschaft durch das Arbeiten im HomeOffice! Wir helfen Ihnen dabei.

Und nun noch ein paar technische Details

Die Infrastruktur ist bereits vorhanden: Bringen Sie Ihren Faxserver auf den neuesten Stand

In den meisten Unternehmen gehört ein herkömmlicher Faxserver zur IT-Infrastruktur. Durch ein simples Softwareupdate können diese Faxserver in die IP-Welt migriert werden und dort ihr volles Potential ausschöpfen.

Der neue Standard NGDX, Bestandteil der OfficeMaster Suite 7DX, zum Austausch von digitalen Dokumenten vereint die positiven Eigenschaften von Fax und E-Mail miteinander. Er ist rechtssicher wie ein Fax, mit zusätzlicher Blockchain-Option auch revisionssicher. Zusätzlich ist der Standard abwärtskompatibel zum herkömmlichen Faxserver.

Die Vorteile im einzelnen:

NGDX ist einfach zu bedienen
Das Format überträgt schnell, farbig, dokumentenecht und hochauflösend
Die Kommunikation verläuft direkt, Ende-zu-Ende-Verbindung
Die Kommunikation ist verschlüsselt und kann signiert werden
Hybride Dokumentenformate werden unterstützt, lesbar von Menschen und Maschinen (PDF/A, ZUGFeRD 2.1)
Die Übertragung startet erst, wenn die Gegenstelle bereit zur Annahme ist
Das Empfangsgerät sendet einen qualifizierten Sendebericht
Branchenübergreifend einsetzbar
Optionale Blockchain-Integration

Voraussetzungen und technische Details für NGDX

Um ein Dokument via NGDX zu versenden, brauchen Sie eine Telefonanbindung via ISDN oder SIP, eine kompatible Gegenstelle (kompatibel sind grundsätzlich alle Gegenstellen, die ein klassisches Fax empfangen können) und eine moderne Lösung zum Dokumentenaustausch (beispielsweise OfficeMaster Suite 7DX). Sie können jede beliebige Rufnummer für die NGDX-Kommunikation verwenden.

Die eigentliche Übertragung des Dokumentes erfolgt über das Telefonnetz. Im Detail erfolgt die Kodierung des Dokumentenstromes per T.434. Das wiederum wird per T.30 signalisiert, welches über T.38 oder per G.711 übertragen wird.

PDF zur OfficeMaster Suite 7DX

NGDX: Möglichkeiten zur Verschlüsselung

Beim Thema Verschlüsselung ist zwischen Dokumentenverschlüsselung und Transportverschlüsselung zu unterscheiden. Beide Varianten sind theoretisch möglich. Die Transportverschlüsselung wird jedoch meist an den Mediagateways der Carrier oder in den Unternehmen aufgebrochen und ist im Zweifel nicht nachvollziehbar und damit wertlos. Effektiver und damit relevanter ist an der Stelle die Verschlüsselung des Dokumentes selbst. Dies ist natürlich möglich und muss entsprechend von der Empfangsseite und dem Versender unterstützt werden.

Welche Dokumente kann ich über NGDX verschicken?

Über NGDX können nur valide PDF-Dokumente ohne aktive Inhalte und damit auch Rechnungen nach ZUGFeRD 2.1 und PDF/A übertragen werden. Unternehmen sind dadurch ideal für die Umstellung auf die digitale Übermittlung von Rechnungen aufgestellt.

Die Dokumente werden dazu auf die notwendigen Formate überprüft. Wird keines der möglichen Formate angeliefert, konvertiert NGDX das Dokument in ein PDF und stellt damit sicher, dass es keinen schadhaften Code enthält.

Sie haben weitere Fragen zum neuen Standard? Lesen Sie unser Whitepaper oder rufen Sie uns an!

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